Herramientas 2.0 para la comunicación entre departamentos: empresa actualizada

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El concepto 2.0 está muy extendido actualmente y hace referencia a las plataformas, programas y redes en las que no solo son los propietarios quienes construyen el contenido, sino también los usuarios. Foros, redes sociales, comentarios, grupos…, hay muchísimas posibilidades.

¿Cómo puedes aplicar el funcionamiento de la web 2.0 a tu empresa? Sin ir más lejos, en la comunicación interna, en la comunicación entre departamentos. Empresa que utiliza el sistema 2.0 es empresa que triunfa a día de hoy en su comunicación interna.

En este post te comentamos algunas herramientas muy conocidas que puedes utilizar para optimizar la comunicación entre departamentos de tu empresa.

La primera que queremos mencionar es WhatsApp. Esta app de mensajería instantánea para smartphones (aunque también la podemos manejar desde un ordenador gracias a su versión web) suele utilizarse para comunicaciones personales. En el caso de las comunicaciones profesionales, se envía de vez en cuando un mensaje de una persona a otra solamente. Sin embargo, WhatsApp tiene una funcionalidad que, bien aprovechada, puede ayudar muchísimo a la comunicación entre departamentos de empresa: los grupos.

 

Piensa en las posibilidades de implementar un sistema así:

  1. Un grupo de WhatsApp por cada departamento. Cuando surja una cuestión que todo el departamento deba conocer, enviar un mensaje o un archivo a través de este grupo agilizará las cosas.
  2. Un grupo de WhatsApp global para toda la empresa. Este grupo puede utilizarse para los asuntos que impliquen a todos los departamentos de la empresa.
  3. Conversaciones persona a persona. Cuando un departamento deba entrar en comunicación con otro, una persona del departamento A le enviará un mensaje a la persona correspondiente del departamento B sin contaminar ni distraer la atención de los demás trabajadores.

Además, se podrán enviar archivos de forma increíblemente rápida.

Obviamente, este sistema solo funcionará si se respetan las normas y si cada persona habla solo cuando debe hablar y en el grupo o conversación en la que debe hablar. Si no, el resultado puede ser caótico.

Otra herramienta 2.0 muy conocida y también con muchas posibilidades es Youtube. Cuando se instaura un nuevo sistema, una nueva metodología de trabajo, un nuevo software o cualquier otra novedad en los departamentos de la empresa, una explicación a través de un vídeo de Youtube puede solventar muchos problemas:

  1. Podrán acceder a ella todas las personas de todos los departamentos de la empresa sin necesidad de reunirlas al mismo tiempo. Una única explicación en persona implica que toda la empresa se va a detener al mismo tiempo. Sin embargo, con un vídeo explicativo, mientras un departamento lo visualiza, los demás seguirán atendiendo el funcionamiento natural de la empresa.
  2. Permite que las personas puedan verlo varias veces. Es muy habitual que surjan dudas a posteriori. Tener la posibilidad de volver a ver el vídeo es un punto muy a favor.
  3. El sistema de comentarios de Youtube permite que cualquier persona de cualquier departamento publique sus dudas en el propio vídeo y que esas dudas sean leídas por los demás departamentos, de forma que entre ellos se las solucionarán.

Una tercera herramientas 2.0 que nos gustaría mencionar antes de finalizar el post es Google Docs. Una suite de ofimática (procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, bases de datos…) en la nube, con un excelente sistema de copias de seguridad, permite que los documentos que cada departamento elabore estén a disposición de cualquier otro departamento de la empresa en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. De esta forma, los informes, las previsiones de venta, las bases de datos de clientes y cualquier otro documento podrán consultarse sencillamente con una conexión a internet. Y no solo eso, sino que los distintos departamentos de la empresa podrán editarlos para aportar datos nuevos.

 

¿Qué otras herramientas 2.0 conoces que puedas utilizar para hacer más rica la comunicación entre departamentos de tu empresa? ¡Anímate a dejar un comentario 2.0 a continuación! 😉

 

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